Installation locale ou SaaS : quelle solution choisir pour votre GED ?

Faut-il installer la GED sur les serveurs de l'entreprise (installation locale) ou opter pour une solution hébergée dans le cloud (SaaS) ?

Chaque approche présente des avantages et des contraintes. Comprendre leurs différences vous aidera à choisir la solution la plus adaptée aux besoins de votre organisation.

Qu'est-ce qu'une GED en installation locale ?

Une GED en installation locale (ou « On-Premise ») est installée directement sur les serveurs de l'entreprise. Les documents, la base de données et l'application sont hébergés au sein de l'infrastructure informatique de l'organisation.

L'entreprise est propriétaire de son environnement et assure elle-même :

• L'hébergement des données
• La maintenance des serveurs
• Les sauvegardes
• Les mises à jour logicielles
• La sécurité de l'infrastructure

Cette solution est souvent privilégiée par les entreprises disposant d'un service informatique interne ou ayant des contraintes particulières de sécurité.

Qu'est-ce qu'une GED en mode SaaS ?

Le SaaS (Software as a Service) repose sur un modèle d'hébergement dans le cloud. L'application est hébergée par l'éditeur ou un prestataire spécialisé et accessible via un simple navigateur internet.

L'entreprise utilise la solution sous forme d'abonnement et bénéficie généralement :

• D'une mise en service rapide
• Des mises à jour automatiques
• Des sauvegardes gérées par le fournisseur
• D'une maintenance incluse
• D'un accès à distance sécurisé

Les utilisateurs peuvent consulter leurs documents depuis n'importe quel poste connecté à Internet.

Comparatif : Installation locale vs SaaS

1. Coût d'investissement

Installation locale :

L'entreprise doit acquérir ou disposer de serveurs, prévoir l'installation, la maintenance et les licences logicielles. L'investissement initial est souvent plus important.

SaaS :

Les coûts sont généralement répartis sous forme d'abonnement mensuel ou annuel. L'investissement de départ est réduit et plus prévisible.

2. Maintenance et mises à jour

Installation locale :

Les équipes informatiques doivent gérer les mises à jour, les correctifs de sécurité et la maintenance des serveurs.

SaaS :

Toutes ces opérations sont prises en charge par le fournisseur. Les utilisateurs bénéficient automatiquement des dernières versions.

3. Sécurité des données

Installation locale :

L'entreprise garde un contrôle total sur ses données et son infrastructure. Cependant, elle doit disposer des compétences nécessaires pour maintenir un haut niveau de sécurité.

SaaS :

Les fournisseurs spécialisés investissent généralement dans des infrastructures sécurisées, des sauvegardes redondantes et des dispositifs avancés de cybersécurité. Il reste néanmoins essentiel de vérifier les garanties offertes et la conformité RGPD.

4. Accessibilité

Installation locale :

L'accès est souvent limité au réseau interne de l'entreprise, sauf mise en place d'accès distants spécifiques (VPN, accès sécurisé, etc.).

SaaS :

Les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents depuis n'importe où, facilitant le télétravail, les déplacements et la collaboration entre sites.

5. Évolutivité

Installation locale :

L'augmentation du nombre d'utilisateurs ou du volume documentaire peut nécessiter l'acquisition de nouveaux serveurs ou ressources matérielles.

SaaS :

La capacité de stockage et le nombre d'utilisateurs peuvent généralement être ajustés rapidement selon les besoins de l'entreprise.

Quelle solution choisir ?

L'installation locale est particulièrement adaptée si :

• Vous souhaitez conserver un contrôle total sur votre infrastructure
• Vous disposez d'un service informatique interne compétent
• Vous avez des contraintes réglementaires ou de confidentialité très spécifiques
• Votre entreprise possède déjà une infrastructure serveur performante

Le SaaS est souvent recommandé si :

• Vous recherchez une solution rapide à déployer
• Vous souhaitez limiter les investissements initiaux
• Vous privilégiez la mobilité et le télétravail
• Vous ne souhaitez pas gérer la maintenance technique
• Vous recherchez une solution facilement évolutive

Une tendance forte vers le cloud

Ces dernières années, les solutions SaaS connaissent une forte croissance. Elles permettent aux PME comme aux grandes entreprises de bénéficier d'outils performants sans avoir à gérer une infrastructure complexe.

Toutefois, certaines organisations continuent de privilégier l'installation locale pour des raisons de souveraineté des données, de sécurité ou de politiques informatiques internes.

Conclusion

Le choix entre une GED en installation locale et une GED en mode SaaS dépend avant tout des besoins, des ressources et des objectifs de votre entreprise.

L'installation locale offre un contrôle maximal sur l'infrastructure et les données, tandis que le SaaS séduit par sa simplicité, sa flexibilité et son coût de démarrage réduit.

Avant de prendre votre décision, il est recommandé d'évaluer précisément vos exigences en matière de sécurité, de budget, de mobilité et de maintenance afin de sélectionner la solution la plus adaptée à votre organisation.